Запись читателей в АБИС «OPAC-Global»

 

Видео-семинар «Первые итоги работы по созданию баз пользователей в АБИС "OPAC-Global" в библиотеках Новосибирской области»


Видеоуроки и онлайн семинары

Видеоурок № 1: «Защита персональных данных. Согласие пользователя библиотеки на обработку его персональных данных»

Видеоурок № 2: «Формирование и распечатка штрих кодов для читательских билетов/читательских билетов»

Видеоурок № 3: «Запись и удаление читателей в АБИС «OPAC-Global»

Видеоурок № 4: «Регистрация в АБИС «OPAC-Global» посещений читателей в отделах обслуживания библиотеки»

Видеоурок № 5: «Поиск и перерегистрация читателей в базе АБИС «OPAC-Global». Изменение номера штрихкода в читательском билете»

Видеоурок № 6: «Статистика о записанных и перерегистрированных читателях в АБИС «OPAC-Global». Статистика о составе записанных читателей»

Видеоурок № 7: «Статистика в АБИС «OPAC-Global» о посещениях читателями отделов обслуживания библиотеки»


Ответы на часто задаваемые вопросы:

  • На каких компьютерах ведется запись читателей в АБИС?


    Для обеспечения развития Единой компьютерной сети общедоступных библиотек Новосибирской области в 2016 году в рамках долгосрочной целевой программы «Развитие государственных информационных систем, информационного общества и формирование электронного правительства Новосибирской области на 2012-2016 годы» были приобретены персональные компьютеры для библиотек Новосибирской области в количестве 110 шт. Компьютеры предназначены для автоматизации библиотечных процессов, а именно для внедрения в центральных библиотеках современного формата обслуживания пользователей - выдачи документов в автоматизированном режиме, из них 45 компьютеров предназначены для создания нового Автоматизированного рабочего места (АРМ) для записи и перерегистрации читателей (по одному компьютеру для центральной и центральной детской библиотеки). Распределение компьютеров обусловлено местом расположения детских и центральных библиотек. Для библиотечных систем, у которых детская библиотека находится в одном здании с ЦБ, выделен один компьютер для создания одного АРМ. Для библиотек, находящихся в разных зданиях – выделены два компьютера, для организации индивидуальных АРМов.
    На каждом компьютере установлена лицензионная операционная система, стандартное программное обеспечение. Для этих же 45 компьютеров в 1 кв. 2017 года в рамках долгосрочной целевой программы было приобретено антивирусное программное обеспечение «Касперский». Отделом разработки и сопровождения систем НГОНБ была организована установка программного обеспечения на указанных компьютерах. Библиотекам были направлены информационные письма с инструкциями по установке ПО «Касперский» с формой обратной связи.
    Дополнительно необходимо подключение каждого компьютера к сети интернет, которое должно быть надежным, устойчивым и обладать скоростью не менее 1 мбит/с. Подробнее см. в «Приложении № 1» к договору о совместной деятельности по созданию единой компьютерной сети общедоступных библиотек Новосибирской области «Обязательный минимальный состав программно-технологического комплекса участника».
    Запись читателей и их обслуживание будет проходить в АБИС «OPAC-Global». Для входа в АБИС «OPAC-Global» необходимо использовать браузеры Internet Explorer или Google Chrome последних версий. При использовании других браузеров, возможно некорректное отображение данных и неверная работа некоторых функций системы.
    Новое Автоматизированное рабочее место для записи и перерегистрации читателей рекомендуется размещать внутри помещения, рядом с входом в библиотеку, в наиболее удобном для читателей месте. В том случае, если в библиотеке нет такой возможности, то - в отделе обслуживания читателей.
    При планировании размещения и организации АРМов необходимо учитывать требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
  • Как обеспечить защиту персональных данных читателей?


    Библиотека вне зависимости от её типа и вида обрабатывает определённые категории персональных данных пользователей: читателей и сотрудников. При этом библиотека при обработке персональных данных обязана принимать требуемые организационные меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий.
    Для проведения общедоступными библиотеками области мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных в феврале 2017 года был проведен семинар по теме «Как выполнять требования Федерального Закона № 152-ФЗ «О персональных данных»».
    Видеозапись и материалы семинара размещены на странице сайта НГОНБ «Библиотекам», раздел «Методическое консультирование», подраздел «Защита прав субъекта персональных данных».
    Кроме этого в первом видеоуроке обучающего курса по записи читателей в АБИС «OPAC-Global» приведены основополагающие нормативные документы для разных способов обработки персональных данных и организационные меры по защите персональных данных.
    Сейчас в качестве материальных носителей будут использоваться бумажные носители – это Согласия читателей.
  • Кто из сотрудников имеет доступ к записи читателей в АБИС?


    Для записи читателей в АБИС открыт доступ только для тех сотрудников, которые непосредственно будут вести запись читателей. Каждая библиотека предоставляет список специалистов, которым подключается модуль «Запись пользователей/читателей».
  • Какие правила необходимо соблюдать сотрудниками, отвечающими за запись читателей, при работе в АБИС?


    1. Для осуществления доступа к электронным базам читателей, библиотекарь отдела записи читателей получает пароль для работы в АБИС, где он имеет доступ к модулю «Запись пользователей\читателей».
    2. В период работы за кафедрой записи, когда отсутствует необходимость работы с АБИС, сотрудникам необходимо выходить из системы.
    3. Сотрудникам библиотеки, осуществляющим запись читателей, запрещается:
    3.1. сообщать логин и пароль для доступа в систему другим сотрудникам и посторонним лицам.
    3.2. предоставлять другим пользователям доступ к АБИС после прохождения сотрудником процесса идентификации (введения личного логина и пароля).
    4. В случае увольнения сотрудника, необходимо своевременно сообщить об этом специалистам ОРиСС НГОНБ для удаления его пароля.

  • Где можно посмотреть видеоуроки по записи читателей в АБИС?


    У специалистов всех библиотек есть возможность неоднократно просматривать видеоуроки семинара по записи читателей в АБИС «OPAC-Global». Эти же уроки можно использовать для обучения новых сотрудников.
    Видеоуроки находятся на сайте НГОНБ в разделе: Наша деятельность – Библиотекам - Методическое консультирование – Семинар «Запись читателей в АБИС «OPAC-Global»».
  • Для чего нужна программа «Библиоштрих» и как она работает?


    Чтобы осуществлять автоматизированную выдачу литературы, необходимо в электронную карточку читателя вносить индивидуальный штрихкод и выдавать читателю читательский билет с этим же штрихкодом, т.к. идентификация читателей в АБИС происходит только с помощью штрихкода. Программа «Библиоштрих» предназначена для генерации штрихкодов, которые размещаются на читательских билетах. Для каждой библиотеки выданы индивидуальные логин и пароль для входа в программу. Программа позволяет одновременно генерировать штрихкоды и читательские билеты с этими же номерами, а также можно многократно распечатать сгенерированные штрихкоды. Штрихкоды распечатываются на наклейки.
  • Надо ли выдавать читателю новый читательский билет при ежегодной перерегистрации?


    Нет. При ежегодной перерегистрации читателя, ему не надо менять читательский билет.
  • Когда читателю выдается новый читательский билет?


    Новый читательский билет выдается читателю только:
    - при утере билета;
    - билет имеет негодное состояние, в этом случае выданный ранее билет уничтожается;
    - если читательские билеты разных категорий различаются по художественному оформлению, то при изменении категории в электронном формуляре, читателю выдается новый читательский билет, а в электронной карточке читателя изменяется срок использования билета.
  • Как вести статистический учет читателей и посещений в переходной период?


    Рекомендуется продолжать вести учет вновь записанных и перерегистрированных читателей в обычном порядке до конца 2017 года.
  • Каких читателей нужно записывать в АБИС?


    В АБИС «OPAC-Global» записываются и создаются учетные карточки в электронном виде для всех читателей, а именно:
    - все новые читатели библиотеки,
    - читатели, которые уже были записаны в библиотеку, но должны пройти перерегистрацию после 1 июня 2017 года,
    - читатели, прошедшие перерегистрацию до 1 июня 2017 года (по желанию читателя).

  • Почему программисты НГОНБ по истечении 2-х лет будут удалять наших свободных читателей, а не мы сами?


    Удаление записей программистом позволит делать меньше ошибок в процессе удаления, сократит время сотрудников библиотеки на поиск электронных формуляров читателей, проверку на наличие книг на руках у этих читателей.
  • Что делать, если читатель утерял читательский билет, наши действия?


    При утере читателем читательского билета, ему выдается новый билет с новым номером. Найдите электронную карточку читателя в базе АБИС. Для поиска заполните данные в поля : группа библиотеки, Имя и Отчество читателя, дату его рождения. Отметьте галочкой нужную запись, слева в меню выберите «Редактирование записи». Скопируйте записанный в карточке номер штрихкода читательского билета. Откройте раздел «Идентификационные данные». В поле «Выдача дубликата» внесите скопированный номер штрих кода. В поле штрихкод внесите новый номер штрихкода с нового читательского билета. Найдите Согласие читателя на обработку его персональных данных, сделайте отметку о выдаче нового читательского билета и запишите новый штрихкод.
  • Если мы выдаем разовый читательский билет, и пользователь приходит еще раз, мы его регистрируем вновь?


    Нет, читатель уже записан в библиотеку и имеет читательский билет. Если читатель с категорией «Разовый» - утерял свой билет, то в этом случае ему выдается - новый.
    Если читатель пришел с билетом, то необходимо продлить срок действия читательского билета на один день.
    Можно обратиться к читателю с предложением - заполнить согласие на обработку персональных данных. Если Согласие заполнено, то изменить категорию и срок действия читательского билета, продлив его на год.
  • Что делать с Согласиями персональных данных по истечении 3-х лет, они как-то уничтожаются, списываются, если читатель удален?


    Согласия читателей по истечению 3-лет уничтожаются путем измельчения бумаги в очень мелкие полоски или крошечные кусочки.
  • Достаточно ли ФИО и даты рождения ребенка для создания электронного формуляра ребенка, как временного читателя?


    Для читателя с категорией «Разовый» - достаточно внести в электронный формуляр имя-отчество читателя, дату рождения и номер штрихкода читательского билета. Для читателя с категорией «Временный» - необходимо внести все данные читателя.
  • Как быть с семейными формулярами, когда один человек приходил в библиотеку и брал книги для семьи (2-3 человека)?


    В АБИС электронный формуляр заполняется только индивидуально на каждого читателя. Каждый читатель по своему читательскому билету сможет взять литературу для всех членов семьи.
  • Если у нас два пункта регистрации: центральная и детская, как учитывать педагога, если он посещает обе библиотеки?


    Любой читатель, записанный в одну из библиотек, может посещать другую библиотеку по выданному читательскому билету. При первой отметке посещения читателем любого из отделов обслуживания центральной и детской библиотеки, в АБИС фиксируется этот читатель, как новый в этом отделе. В итоге в статистическом отчете о посещениях для каждого отдела выстраивается собственная статистика по записанным читателям.
  • Как записывать приезжих детей?


    Приезжих детей до 14 лет можно записывать по Согласию совершеннолетнего представителя (бабушка, дедушка, тетя и др. родственники), который имеет постоянную прописку, и присваивать для этих детей категорию «Абонемент». Дети после 14 лет – записываются по своему паспорту и обслуживаются в соответствии с Правилами библиотеки.
  • Если читатель записан один раз, общее количество сократится?


    Нет. Статистика по количеству записанных читателей в каждом отделе формируется самостоятельно, если для каждого читателя делать отметки о посещении.
  • Как учитывать посещения читального зала с целью работы на компьютере?


    Такой пользователь учитывается как обычный читатель, т.е. необходимо сделать запись в АБИС и выдать читателю читательский билет.
  • Записываем детей только с 14 лет при наличии паспорта, а до 14 ребенок проходит вместе с родителем по билету родителей?


    Дети от 14 лет и старше записываются по своему паспорту. Дети до 14 лет записываются в библиотеку по паспорту своего совершеннолетнего представителя, который заполняет согласие на обработку персональных данных, но в электронную карточку АБИС вносим данные ребенка. В качестве представителя может выступать близкий совершеннолетний родственник ребенка (мать, отец, бабушка и др.).
  • Как находить формуляр читателей по штрихкоду?


    Для поиска читателя по его номеру штрихкода достаточно заполнить поле «Штрихкод» в модуле «Запись пользователей/читателей» - «Запись читателей» и нажать кнопку «Искать».
  • Регистрация детей, которые пришли с классом.


    Для работы с детьми необходимо предварительно заключить договор со школой (лицеем, колледжем) для обеспечения возможности записи детей, которые пришли из школы целым классом. В этом случае, сопровождающий школьников учитель приносит персональные данные представителей для детей до 14 лет или самих детей, возрастом 14 лет и старше, и только в этом случае можно проводит запись детей в библиотеку.
  • Как регистрировать посещение мероприятий детьми?


    Для учета посещения мероприятий детьми ведется отдельная статистика, пользователи, которые пришли на мероприятие не записываются как читатели и не вносятся в АБИС. Электронная карточка читателя в АБИС создается только для тех пользователей, которые по завершению мероприятия пожелали записаться в библиотеку. Если дети пришли на мероприятие классом, то необходимо предварительно заключить договор со школой (лицеем, колледжем) для обеспечения возможности записи детей в библиотеку.
  • При отключении Интернета и электричества, читателей не обслуживаем?


    При отключении Интернет или электричества обслуживание читателей в АБИС будет невозможно.
  • Как правильно записать раздел «Место жительства», поле «Город»: «Карас. район, Карасук» или «Карасук»? Или методическое решение принимаем сами?


    Методические решения по этому вопросу принимают только специалисты НГОНБ. При заполнении карточки читателя в поле «Город» записывается название города с заглавной буквы, в приведенном примере записываем «Карасук». Если населенный пункт – село, поселок, деревня и т.д., то название населенного пункта необходимо начинать записывать с названия района, в этом случае: «Карас. р-н, с. Троицкое».
  • В ЦБ дали один компьютер на абонемент, а как быть со статистикой читального зала?


    Если в читальном зале нет компьютера, то статистику там вести в обычном режиме, без использования АБИС.
  • Как регистрировать задолжников прошлого периода?


    Задолжников прошлого периода регистрировать в обычном порядке. Сейчас не рассматриваем выдачу литературы в автоматизированном режиме.
  • Возможно ли частичное использование списков из справочных файлов (скажем, по сфере занятости - выбирать только те категории, которые необходимы для отчётности и работы, а остальных пользователей определять в «Прочие»)?


    Нет, необходимо использовать все значения справочных файлов и выбирать значения, которые соответствуют действительности.
  • Как правильно заполнить поле «Сфера деятельности», если пользователь – безработный, что писать?


    Если пользователь безработный, то в поле «Сфера деятельности» необходимо ставить значение «Прочие».
  • Правильно ли вести учет читателей общий на абонементе, а посещения и в читальном зале, и на абонементе?


    Да, верно.
  • В читальном зале пользователи также могут брать литературу на дом, получается, что они тоже относятся к категории АБОНЕМЕНТ, также берут периодические издания на дом. Как быть с ними?


    Категория «Абонемент» дает право читателям брать книги на дом, также эти читатели смогут посещать читальный зал и брать литературу.
  • Есть ли готовые формы для журналов: «Учет обращений субъектов персональных данных», «Учет отзыва персональных данных», «Учет посетителей, не желающих предоставлять свои персональные данные»?


    Образцы форм журналов НГОНБ можно взять, обратившись в «Отдел записи и контроля».


Дата создания: 2017-06-15 10:40
Дата изменения: 2017-11-08 09:07